하루 5시간 수작업을 발견한 개발자의 n8n 자동화 도전기 - 1편. 문제 발견과 설계
“하루 5시간을 예약 메일 작성에만 쓰고 있는 동료를 본 적이 있나요?”
안녕하세요! 오랜만에 글을 쓰게 되었네요. 모바일 청첩장 서비스 ‘아름’ 개발과 회사 업무로 바쁜 시간을 보내다 보니 어느새 이렇게 시간이 흘렀습니다.
오늘은 회사에서 1건당 평균 30분 걸리던 예약 요청 작업을 5분 이내로 단축시킨 n8n 자동화 구축 경험을 공유해드리려 합니다. 수동 작업의 지옥에서 벗어나고 싶은 분들께 도움이 되길 바라며, 바로 시작해보겠습니다!
문제 발견: 하루 5시간을 메일 작성에 쓰는 현실
우선 이 작업을 시작하게 된 배경부터 말씀드려야겠네요.
저는 1:1 맞춤형 여행 서비스를 제공하는 아모트래블이라는 스타트업에 재직중에 있습니다. 정해진 코스와 패키지가 아닌, 고객 한 분 한 분의 니즈에 맞춰 담당 여행 전문가가 배정되어 일정부터 숙박, 액티비티, 코스까지 A-Z로 맞춤 설계해드리는 프리미엄 서비스죠.
특히 아프리카, 인도, 남미 등 일반인들이 예약하기 어려운 지역을 전문으로 합니다. 사파리 투어나 특색 있는 신혼여행을 원하시는 분들이 많이 찾아주시고 계세요. (많은 관심 부탁드립니다! 😊)
최근 예약팀 동료와 밥을 먹다가 우연히 듣게 된 하소연이 시작이었습니다.
“예약 요청할 때 시간이 너무 많이 들어가요…”
무심코 “그냥 DMC(현지 여행사)에게 메일로 예약 가능한지 보내면 되는 거 아닌가요?”라고 물었더니, 동료분이 알려주신 현실은 충격적이었습니다.
현실의 숫자들
- 하루 평균 50건 이상의 메일 송수신
- 새로운 예약 요청만 하루 10건 이상
- 1건당 평균 30분 소요 (최대 1시간까지도!)
- 결국 하루 5시간이 첫 예약 요청에만 사라짐
- 나머지 3시간으로 답변 처리, 수정, 재요청까지…
“이건… 뭔가 잘못됐다”는 생각이 들었고, 더 자세히 파악해보고 싶어졌습니다.
현장 관찰: 30분짜리 예약 요청의 실체
호기심이 생긴 저는 예약팀에게 제안했습니다.
“예약 요청 프로세스를 처음부터 끝까지 참관하고 싶어요. 혹시 한 건 정도 녹화와 함께 보여주실 수 있나요?”
그렇게… 어마어마한 수작업의 현실을 목격하게 됩니다.
기존 예약 요청 프로세스
1단계: 견적서 해부하기 (10-15분)
- 오퍼레이션팀에서 받은 견적서 열기
- 20-30개 항목을 하나씩 확인하며 스프레드시트에 정리
- 호텔명, 체크인/아웃 날짜, 객실 타입, 인원수…
- 액티비티별 시간, 픽업 장소, 특별 요청사항…
2단계: 데이터 크로스체크 (3-5분)
- 견적 내용과 고객 요청사항 대조
- 날짜 충돌, 인원수 불일치 등 확인
3단계: 영어 메일 작성 (8-12분)
Dear [DMC Name],
Hope this email finds you well.
We have a booking inquiry for one of our valued clients:
Client Name: [고객명을 영어로 변환]
Travel Date: [날짜 형식 변환]
Pax: [인원수]
Purpose: [여행 목적 - 신혼부부면 Honeymoon으로 변환]
Here are the details:
- Hotel: [호텔명 복붙]
- Room Type: [객실 정보 복붙]
- Check-in: [날짜 복붙]
- Check-out: [날짜 복붙]
...
(20-30줄 반복)
Could you please confirm the availability and rates?
Best regards,
4단계: 최종 검토 및 발송 (2-3분)
시간 분석의 충격적 결과
| 작업 단계 | 평균 소요시간 | 주요 병목 |
|---|---|---|
| 견적서 분석 & 데이터 정리 | 12분 | 수동 복붙의 향연 |
| 데이터 검증 | 4분 | 휴먼 에러 방지를 위한 필수 과정 |
| 영어 메일 작성 | 10분 | 매번 똑같은 템플릿 반복 |
| 검토 및 발송 | 4분 | 최종 확인 |
| 총 소요시간 | 30분 | 1개 견적서 기준 |
실제 업무량 계산:
- 하루 10건 × 30분 = 300분 (5시간)
- 주 50건 × 30분 = 25시간 (야근 필수)
- 월 200건 × 30분 = 100시간 (정신건강 위험)
해결책 모색: 개발자의 시선으로 본 자동화 기회
이 상황을 보니 개발적으로 반드시 해결해야 할 문제라는 확신이 들었습니다. 최근 링크드인과 유튜브에서 자주 봤던 자동화 툴들이 떠올랐어요.
자동화 가능성 분석
높은 자동화 적합도:
- ✅ 반복적인 작업: 똑같은 패턴의 무한 반복
- ✅ 규칙 기반: 명확한 로직으로 처리 가능
- ✅ 구조화된 데이터: 견적서 항목들이 일정한 형식
- ✅ 즉시 효과: 시간 단축 효과가 명확히 측정 가능
최근 링크드인과 유튜브에서 자주 봤던 자동화 툴들이 떠올랐어요.
자동화 툴 후보군 비교
| 도구 | 장점 | 단점 | 결정 |
|---|---|---|---|
| Zapier | 사용하기 쉬움 | 월 $20~, 작업량 제한 | ❌ 비용 부담 |
| Make | 강력한 기능 | 월 $9~, 복잡한 설정 | ❌ 비용 부담 |
| n8n | 오픈소스, 무료 | 셀프호스팅 필요 | ✅ 선택! |
다행히 저희 회사는 AWS 크레딧이 충분했고, 서버 세팅 하는것에는 큰 문제가 없기 때문에 n8n으로 방향을 정했습니다.
프로젝트 승인: 스프린트에 정식 편입
업무 효율성 개선 제안
스크럼 미팅에서 다음과 같은 현황 분석을 제시했습니다:
현재 상황:
- 예약팀이 하루 대부분의 시간을 메일 작성에 소요
- 개인당 5시간씩 = 하루 업무의 65% 단순 반복 작업
- 핵심 업무(고객 상담, 전략 기획)에 투입할 시간 부족
자동화 후 기대효과:
- 83% 시간 단축: 개인당 5시간 → 50분으로 감소
- 절약된 시간으로 더 중요한 업무 집중 가능
- 업무 만족도: 단순 반복 작업에서 해방
- 처리 속도: 고객 응답 시간 대폭 단축
개발 투자:
- 소요 기간: 3일 (설계 + 구현 + 테스트)
- 즉시 효과: 완성되면 바로 활용 가능
결과: 다음 스프린트에 공식 업무로 편입! 🎉
자동화 워크플로우 설계
이제 본격적인 설계 단계입니다. 제가 그린 10단계 자동화 플로우는 다음과 같이 간단합니다.
완성된 워크플로우 구조
1단계: 트리거 설정
- 어드민 툴에서 “예약 요청” 버튼 클릭 시 webhook 발생
2단계: 데이터 수집
- 고객명, 출발일, 도착일, 인원수, 여행목적
- 견적서 JSON 데이터 (호텔, 액티비티, 특별요청 등)
3단계: 데이터 정제
- 견적서를 DMC별로 그룹핑
- 각 DMC가 담당할 예약 항목들을 배열로 구성
4단계: AI 메일 생성
- Google Gemini API로 자연스러운 영어 메일 작성
- 템플릿 기반이 아닌 상황별 맞춤 문구 생성
5단계: 슬랙 승인 워크플로우
- 생성된 메일을 슬랙 채널에 전송
- 승인/수정/거절 버튼으로 간편 피드백
6-10단계: 반복 및 완료
- 승인 시: 메일 발송 → 다음 DMC
- 수정 시: 4단계부터 재시작
- 전체 완료 시: 어드민 상태 업데이트
현실적인 기대 효과
시나리오별 시간 단축 예상:
| 작업 영역 | 현재 방식 | 자동화 후 | 시간 단축 |
|---|---|---|---|
| 데이터 정리 | 손으로 하나씩 복붙 “엑셀 열고 → PDF 보고 → 복붙 → 반복” |
자동 파싱 클릭 한 번에 완료 |
12분 → 1분 |
| 메일 작성 | 템플릿 복붙 후 수정 “템플릿 찾고 → 수정하고 → 검토” |
AI 자동 생성 상황에 맞는 자연스러운 문장 |
10분 → 2분 |
| 검토 과정 | 여러 번 읽어보며 확인 “오타 없나? 정보 맞나?” |
슬랙으로 간편 확인 승인 버튼 클릭 |
4분 → 2분 |
| 발송 작업 | 이메일 주소 찾아서 발송 “DMC 연락처 찾기” |
자동 발송 버튼 클릭 즉시 |
4분 → 0분 |
최종 결과:
- 기존: 30분/건 (하루 5시간, 월 100시간)
- 자동화 후: 5분/건 (하루 50분, 월 17시간)
- 시간 단축: 83% 절약 (월 83시간 절약!)
추가 예상 효과
정량적 효과:
- 처리량 증가: 같은 시간에 6배 더 많은 업무 가능
- 오류 감소: 수작업 실수 99% 제거
정성적 효과:
- 직원 만족도 향상 (단순반복 업무 해소)
- 고객 응답 시간 단축
- 더 전략적인 업무에 시간 투자 가능
다음 편 예고: 실전 구축기
여기까지가 문제 발견부터 설계까지의 여정이었습니다.
“진짜 이게 될까?” 싶었던 계획이 어떻게 현실이 되었는지, 그리고 예상치 못한 삽질들은 어떻게 극복했는지…
다음 편에서 다룰 내용
- n8n 워크플로우 실제 구축 과정
- Google Gemini API 연동으로 자연스러운 메일 생성하기
- 슬랙 승인 워크플로우 구현의 핵심 포인트
- 실제 30분 → 5분 단축 달성까지의 험난한(?) 여정
- 예상치 못한 버그들과 해결 과정
- 팀원들의 반응과 실제 업무 개선 효과
내용이 길어져 다음 포스팅에서 이어가겠습니다.
수동 업무 자동화에 관심 있으신 분들께 도움이 되는 실전 노하우를 가득 담아 돌아올게요! 🚀
궁금하신 점이 있다면 아래 댓글로 남겨주세요!👇
